信息技术的高速发展极大地影响着人类社会的工作方式和生活方式，许多新的应用不断出现，视频会议就是近年来兴起的一种新的多媒体通信方式。 近年来，随着“信息高速公路”的建立、多媒体技术的出现与发展，使视频图像的网络传输成为可能，可以通过公众和专用网络包括LAN、WAN、Internet、ISDN、ATM、DDN、PSTN等现有的网络基础设施，以低廉的价格传输数据、视频和音频信号，从而实现更快、更高质量的通信服务。视频会议系统就是利用现代音视频技术和通信技术在两个或多个地点的用户之间举行会议，实时传送声音、图像的通信方式，具有实时性和交互性的特点。通过视频会议系统，身处异地的人们可以进行面对面的会议和讨论，不仅可以听到对方的声音，更可以看到对方的表情、动作，还可以传送相关数据资料，实现共享软件应用等更高层次的应用。视频会议对于及时召开工作会议、发布重要信息、节约费用和时间具有重要作用，符合现代社会对通信技术方便、快捷、多媒体、大信息量及交互式的要求。因而，多媒体视频会议系统迅速发展，应用范围也愈加广泛。
视频会议系统允许好几组不同地方的人参加同一个会议或讨论，互相能够看到对方全方位的活动图像，清楚地听到对方所说的话，感觉就像在一起。用这种方式，视频会议创造了这样一个环境：更快地下决策，更加强大的团队工作、想法、知识，鼓励能从一个同事传向另外一个同事。还有一个更为显著的优点就是不用出差。
随着市场经济和信息化社会的发展，一方面国际交流日趋广泛，国际竞争日趋激烈，商业活动的各个方面日趋全球化，参与国际竞争，跨国经营已成为大企业的发展方向。另一方面是办公网络化、个人化的要求越来越高，随时随地需要与集团或他人交流。这些特点要求将信息通过网络连接到世界各个角落，提供方便、快捷、丰富多彩的通信手段。而视频会议系统就是适应这种需求的产品，它把传统会议面对面交流的自然感带给了用户，可以在与同事、客户进行面对面交流的同时，共享文件、图形、图表，甚至存在于PC中的应用程序。因此，用户能更为迅速、准确地把握决策机会，使更多的人加入到重要决策当中，并形成一个更加开放、更加协作的工作环境。因而视频会议自然而然地成为集团及个人共享信息资源的重要方式，近年来迅速发展。